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¿Qué es WIP? ¿y cuáles son sus beneficios?

21/06/2019

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¿Qué es WIP? ¿y cuáles son sus beneficios?

WIP son las siglas para work in process, en español “trabajo en proceso”, es decir es la cantidad de trabajo que se está procesando en un momento determinado mediante el método Kanban.

El método Kanban es una manera de organizar el trabajo en una organización, para que sea más eficiente, su origen se remonta a los años 40 y forma parte de los esfuerzos que se hacen para lograr líneas de producción eficaces, posteriormente se llevó a sistemas informáticos.

Este método se basa en un tablero de 3 columnas donde se agrupan las tareas en 3 estatus, “por hacer”, “en proceso” y “hecho”. Cada trabajo entra al sistema pasando por las 3 columnas, mientras no se ha trabajado en nada está en “por hacer”, al comenzar a trabajar en ello se pasa a “en proceso” y una vez culminada la tarea se pasa a “hecho”.  

Para saber lo que significa wip hay que situarse en la segunda columna. Esta aplicación limita las tareas “en proceso” para evitar los cuellos de botella y que el trabajo en general no sufra retrasos. Esto es muy importante debido a que los llamados cuellos de botella se convierten en atascos que bloquean el trabajo, es decir, el volumen de trabajo en proceso es tanto que no se completa nada. Limitando la cantidad de trabajo que se procesa al mismo tiempo, se logra que el trabajo sea continuo y sin contratiempos.

Beneficios del WIP

  • Evita que el volumen de trabajo exceda la capacidad del equipo. El sistema no permite que entre más cantidad de trabajo del que ha sido completado, por lo tanto, este límite está casado con la capacidad real del equipo de trabajo. No hay que calcular esa capacidad de trabajo y además siempre se trabaja con datos reales.
  • El límite WIP ayuda a detectar cuales son los procesos que bloquean el trabajo, de esta manera es más fácil hacer el equipo más eficiente.
  • El WIP evita que los miembros de los equipos de trabajo cambien de tareas desordenadamente, por lo tanto, contribuye con la productividad.
  • Los límites WIP señalan en cuáles etapas del trabajo es necesario añadir personal adicional para completar las tareas. Eso significa que ayuda a los líderes a diseñar equipos de trabajo eficientes y orientados a la consecución de las metas.
  • El método Kanban y los límites WIP son fáciles de implementar, no es necesario realizar grandes cambios en los procedimientos, se comienza en el punto donde se está. Esto es beneficioso porque evita el rechazo al cambio que se presenta en cualquier equipo de trabajo.

El método GTD

El método GTD significa getting things done, en español “haciendo que las cosas estén hechas”, se trata de un sistema de gestión de tiempo creado por David Allen, se trata de tener todas las tareas planificadas con anticipación para no tener que estar pendiente de ellas, sino simplemente ir completándolas según lo establecido.

El método se trata de implementar consejos de sentido común, pero aplicados a grandes volúmenes de trabajo, si la cantidad de tareas a realizar escapan a la memoria es útil aplicar el GTD. Uno de los objetivos del método GTD es reducir el estrés, la idea es que la persona tenga las actividades lo suficientemente organizadas que no sea necesario preocuparse por ellas.

Es un método para gestionar las actividades de una persona de manera integral, esto significa que no hace distinciones entre diferentes proyectos o actividades personales. De esa forma se aprovecha el tiempo total disponible para realizarlo todo.

Para implementarlo es necesario cambiar de mentalidad, adquirir hábitos y costumbres que son indispensables.  Una vez habituado al método, la persona trabaja muy enfocada, mejorando la productividad de manera importante.

Otro asunto a destacar es que el GTD es un método, no es un programa ni una aplicación. Se puede trabajar con él con una aplicación sofisticada o con un sistema de carpetas y bandejas de plástico, lo importante es la filosofía. Muchos consultores recomiendan comenzar con una herramienta muy sencilla para sentar las bases y acostumbrarse al método y posteriormente adquirir un programa informático.

Miguel es escritor profesional, autor de novelas, cuentos y relatos, algunos premiados. Columnista en diversos medios. Creador de contenidos, redactor y copywriter.